اظهارنامه پلمپ دفاتر چیست و چگونه باید تنظیم شود؟
اگر شرکتی تاسیس کرده‌اید، حتما می‌دانید که باید پلمپ دفاتر داشته باشید.
این دفاتر عبارتند از ۱- دفتر روزنامه ۲- دفتر کل ۳- دفتر دارائی ۴- دفتر کپیه و موجب ماده ۶ ق.ت تمامی تجار به استثناء کسبه جزء موظف به ثبت پلمپ این دفاتر می باشند.
پلمپ دفاتر چیست ؟
طبق قانون تمامی شرکت‌ها باید دفاتر خود را پلمپ کنند. دفاتری که در شرکت‌ها باید پلمپ شوند، دفتر روزنامه و دفتر کل هستند.
دفتر روزنامه همان‌طور که از اسمش پیداست، مربوط به فعالیت‌های روزانه تاجر است. تاجر باید تمامی دیون و مطالبات و صادرات و وارداتی که در هرروز انجام می‌دهد در این دفتر ثبت نماید.
دفتر کل نیز در ماده ۸ قانون تجارت تعریف شده است. دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند.
پلمپ دفاتر به دو صورت دفتر کل و روزنامه قابل خریداری است که در انواع ۵۰، ۱۰۰، ۱۵۰ برگ موجود است.
تمامی شرکت ها موظف هستند که در این دفاتر کارکردهای مالی شرکت را وارد کنند حتی شرکت‌هایی که کارکرد مالی و فعالیت ندارند نیز از این قاعده مستثنی نیستند چنانچه کارکرد مالی ندارند باید این دفاتر را به صورت خالی یا سفید تحویل مراجعه ذی ربط دهند.
نحوه پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد. به این صورت که در ابتدا تمام صفحات شماره‌گذاری می‌شود. سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. به این صورت، امکان هیچ‌گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود نخواهد داشت. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید این دفترها را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته باشد و دفتر سفید باشد.
اشخاص حقیقی و حقوقی باید سال مالی و ماه مالی و روز مالی را مشخص کنند و یک آدرس دقیق جهت دریافت دفتر در سامانه وارد کنند. دفترهایی که برای اشخاص در دسترس است دفاتر پنجاه برگ، صدبرگ و دویست برگ است.
نکته : اگر از شرکت‌هایی هستید که معاملات زیادی دارید، از ابتدا دفتر دویست برگ سفارش دهید تا مجددا مجبور به پلمب دفاتر نباشید.
پس از تکمیل اطلاعات در سامانه، و زدن دکمه «پذیرش نهایی» از رسید پذیرش نهایی و اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری پرینت بگیرید. پس از تایید توسط کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها، می‌توانید از طریق پیگیری درخواست، هزینه‌های لازم را به صورت اینترنتی پرداخت نمایید.
آدرس درخواست شده در این سامانه را به درستی وارد نمایید چراکه مدارک مورد نیاز شما به این آدرس ارسال خواهد شد.
این دفاتر باید تا ده سال در محل شرکت و جزء اسناد شرکت نگهداری شوند. چنانچه شرکت به هردلیلی منحل شود دفاتر باید در محلی معین از تاریخ ختم تصفیه تا ۱۰ سال محفوظ بماند.